หางานเจ้าหน้าที่ประสานงานขาย ภูเก็ต

ตำแหน่งเจ้าหน้าที่ประสานงานขายทำอะไรบ้าง

Sales Coordinator คือคนที่อยู่เบื้องหลังทีมขายของโรงแรม ทำหน้าที่ดูแลเอกสารและการประสานงานทั้งหมดตั้งแต่ใบเสนอราคา สัญญา Corporate Rate ไปจนถึงการส่งต่อข้อมูล Group Booking ให้แผนกอื่นทำงานต่อได้ ตำแหน่งนี้ทำงานกะ Office เวลาปกติประมาณ 8.30 ถึง 17.30 น. ไม่ต้องเข้ากะดึกแบบ Front Office แต่ต้องทำงานใกล้ชิดกับ Sales Manager, Reservations, Banquet และ Front Office ทุกวัน คนที่เหมาะกับงานนี้คือคนละเอียด จัดการเอกสารเก่ง ตอบ email ไว และรับมือกับงานด่วนจากลูกค้าองค์กรหรือ Agent ได้โดยไม่หลุด เหมาะมากสำหรับคนที่อยากเริ่มต้นสาย Sales โรงแรมแต่ยังไม่พร้อมออกไปพบลูกค้าเอง

หน้าที่ประจำวันของเจ้าหน้าที่ประสานงานขาย

1. เช็ค email ตอนเช้าและตอบคำขอใบเสนอราคาจากลูกค้าองค์กร Travel Agent และ Online Travel Agent ภายในเวลาที่โรงแรมกำหนด ส่วนใหญ่ไม่เกิน 24 ชั่วโมง
2. จัดทำและติดตามใบเสนอราคา สัญญา Corporate Rate และ Contract ของ Agent ให้ Sales Manager ตรวจและส่งให้ลูกค้าเซ็นกลับ
3. คีย์และอัปเดต Booking ของกรุ๊ปหรือลูกค้าองค์กรในระบบของโรงแรม เช่น Opera PMS หรือ Opera Sales and Catering พร้อมแนบเงื่อนไขห้องพักและราคาให้ครบ
4. ออก Group Resume หรือ Event Order แจ้งรายละเอียดกรุ๊ปที่จะเข้าพักให้ Front Office, Housekeeping, Banquet และครัวรับทราบล่วงหน้า
5. ประสานงานกับ Reservations เรื่อง Room Block ของกรุ๊ป ติดตาม Cut off Date และแจ้งเตือนลูกค้าก่อนถึงกำหนดคืนห้อง
6. ติดตามเอกสารการเงิน เช่น Proforma Invoice เงินมัดจำ และ Letter of Guarantee ร่วมกับแผนกบัญชีให้ครบก่อนวันเข้าพัก
7. จัดเตรียมรายงานยอดขายประจำสัปดาห์หรือประจำเดือนด้วย Excel ให้ Sales Manager ใช้ประชุม
8. ดูแลตารางนัดหมาย Site Inspection จองห้องตัวอย่าง และเตรียมเอกสาร Sales Kit ให้ทีมขายก่อนพาลูกค้าดูโรงแรม

คุณสมบัติที่โรงแรมมองหา

• จำเป็น: วุฒิ ปวส. ขึ้นไป โรงแรมส่วนใหญ่ระบุปริญญาตรีสาขาการโรงแรม การท่องเที่ยว บริหารธุรกิจ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
• จำเป็น: ใช้ Microsoft Excel, Word และ email โต้ตอบงานได้คล่อง เพราะงานหลักคือเอกสารและการประสานงาน
• จำเป็น: ภาษาอังกฤษระดับเขียน email โต้ตอบลูกค้าและ Agent ต่างชาติได้ โรงแรมระดับ 4 ถึง 5 ดาวมักทดสอบการเขียน email ตอนสัมภาษณ์
• แต้มต่อ: ประสบการณ์ในโรงแรม 1 ปีขึ้นไป ไม่ว่าจะเป็น Reservations, Front Office หรือฝ่ายขาย เพราะเข้าใจระบบห้องพักและราคาอยู่แล้ว
• แต้มต่อ: เคยใช้ Opera PMS, Opera Sales and Catering หรือระบบจองห้องพักอื่น จะได้เปรียบผู้สมัครที่ไม่เคยแตะระบบโรงแรมเลย
• แต้มต่อ: ภาษาที่ 3 เช่น จีน ญี่ปุ่น หรือเกาหลี โดยเฉพาะโรงแรมที่รับกรุ๊ปทัวร์หรือมีฐานลูกค้า Agent จากประเทศนั้น

เส้นทางเติบโตจากตำแหน่งเจ้าหน้าที่ประสานงานขาย

1. Sales Executive ต้องพิสูจน์ว่าดูแลลูกค้าในมือได้เรียบร้อย เข้าใจโครงสร้างราคาห้องพัก และพร้อมออกไปพบลูกค้าหรือทำ Sales Call เองได้ ส่วนใหญ่ใช้เวลาในตำแหน่ง Coordinator ประมาณ 1 ถึง 2 ปี
2. Senior Sales Executive หรือ Assistant Sales Manager ต้องมีฐานลูกค้าของตัวเอง ทำยอดตามเป้าได้ต่อเนื่อง และเจรจาสัญญา Corporate หรือ Agent ได้จบด้วยตัวเอง
3. Sales Manager ต้องดูแล Segment ของตัวเองได้ทั้งหมด เช่น Corporate, Government หรือ Travel Agent วางแผนยอดขายรายปี และเริ่มมีลูกทีมให้ดูแล
4. Director of Sales หรือ Director of Sales and Marketing ต้องมีประสบการณ์บริหารทีมขายหลายปี อ่านตลาดและวางกลยุทธ์ราคาร่วมกับ Revenue Management ได้ ตำแหน่งนี้ในโรงแรม Chain ต่างชาติมักต้องใช้ภาษาอังกฤษระดับประชุมกับ Regional Office

รายได้ของเจ้าหน้าที่ประสานงานขายมาจากอะไรบ้าง

รายได้ของ Sales Coordinator ประกอบด้วยเงินเดือนประจำ Service Charge ตามผลประกอบการของโรงแรม และบางแห่งมี Incentive ของทีมขายเมื่อทำยอดถึงเป้า ความต่างของรายได้ขึ้นอยู่กับระดับโรงแรม ทำเลที่ตั้ง และอัตรา Service Charge ของแต่ละแห่งเป็นหลัก

เคล็ดลับสมัครและสัมภาษณ์ตำแหน่งนี้

• ในเรซูเม่ให้ระบุระบบที่เคยใช้เป็นชื่อจริง เช่น Opera PMS, Excel Pivot Table หรือระบบ Channel Manager เพราะ HR โรงแรมค้นหาคำเหล่านี้ก่อนดูอย่างอื่น
• ถ้าเคยทำ Reservations หรือ Front Office มาก่อน ให้เขียนให้ชัดว่าเคยประสานงานกรุ๊ปหรือดูแลลูกค้าองค์กรส่วนไหนบ้าง เพราะเป็นประสบการณ์ที่โอนมาใช้กับงานนี้ได้ตรงที่สุด
• เตรียมตอบคำถามที่เจอบ่อยในการสัมภาษณ์ตำแหน่งนี้ เช่น ถ้าลูกค้าขอราคาที่ต่ำกว่าสัญญาจะทำอย่างไร หรือถ้ากรุ๊ปจะเข้าพรุ่งนี้แต่ Event Order ยังไม่ออกจะจัดการอย่างไร คำตอบที่ดีคือแสดงว่ารู้ว่าเรื่องไหนตัดสินใจเองได้และเรื่องไหนต้องส่งต่อ Sales Manager
• หลายโรงแรมให้ทดสอบเขียน email ภาษาอังกฤษตอบลูกค้าสั้น ๆ ตอนสัมภาษณ์ ฝึกเขียน email เสนอราคาและ email ตามงานให้คล่องก่อนไปสัมภาษณ์จริง