หางานเจ้าหน้าที่จัดซื้อ

ตำแหน่งเจ้าหน้าที่จัดซื้อทำอะไรบ้าง

Purchasing Officer หรือเจ้าหน้าที่จัดซื้อ คือคนที่ดูแลให้ของทุกอย่างในโรงแรมมาถึงครบ ตรงเวลา และราคาสมเหตุสมผล ตั้งแต่วัตถุดิบอาหารสดของครัว น้ำยาทำความสะอาดของแผนก Housekeeping ไปจนถึงอะไหล่ของแผนกช่าง ตำแหน่งนี้สังกัดฝ่าย Accounting & Finance ทำงานกะปกติวันจันทร์ถึงเสาร์ช่วงเช้าถึงเย็น ไม่ต้องเข้ากะดึกเหมือนสายปฏิบัติการ แต่ต้องมาเช้าเพราะของสดส่งตอนเช้า งานนี้ต้องประสานกับทุกแผนกในโรงแรมและต่อรองกับ Supplier ภายนอกทุกวัน จึงเหมาะกับคนละเอียด ซื่อสัตย์เรื่องเงิน กล้าต่อรอง และใจเย็นพอจะรับแรงกดดันจากหลายแผนกพร้อมกันเมื่อของขาด

หน้าที่ประจำวันของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ

1. เช้าเข้ามาตรวจรับของสดและของแห้งที่ Supplier ส่งมาร่วมกับ Receiving และ Chef ตรวจคุณภาพ น้ำหนัก และราคาให้ตรงกับใบ Purchase Order ก่อนเซ็นรับ
2. รวบรวมใบขอซื้อ Purchase Requisition จากแผนกต่าง ๆ ในระบบ เช่น Material Control หรือ Excel แล้วตรวจว่ามีผู้มีอำนาจอนุมัติครบก่อนดำเนินการ
3. เปิด Purchase Order ในระบบจัดซื้อของโรงแรม เช่น Comanche, Smart Finder หรือ SAP แล้วส่งให้ Supplier ยืนยันราคาและกำหนดส่ง
4. ขอใบเสนอราคาเปรียบเทียบอย่างน้อย 2 ถึง 3 เจ้าสำหรับของที่ซื้อครั้งแรกหรือราคาผันผวน เช่น อาหารทะเลและผักสด แล้วสรุปเสนอหัวหน้าอนุมัติ
5. ติดตามของค้างส่ง โทรตาม Supplier และแจ้งแผนกที่รอของให้รู้กำหนดส่งจริง โดยเฉพาะของด่วนของครัวและงานซ่อมบำรุง
6. ตรวจเอกสารชุดจ่ายเงิน จับคู่ใบ Invoice ใบส่งของ และ Purchase Order ให้ตรงกันก่อนส่งต่อให้ Account Payable ตั้งเบิกจ่าย
7. อัปเดตฐานข้อมูลราคาและทะเบียน Supplier รวมถึงตรวจเอกสารผู้ขายรายใหม่ เช่น หนังสือรับรองบริษัทและเลขผู้เสียภาษี
8. ร่วมตรวจนับ Inventory ประจำเดือนกับ Cost Control และ Store เพื่อกระทบยอดของคงเหลือกับยอดซื้อจริง

คุณสมบัติที่โรงแรมมองหา

• จำเป็น: วุฒิ ปวส. ขึ้นไป สาขาบัญชี การเงิน บริหารธุรกิจ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง หลายโรงแรมรับ ปวส. หากมีประสบการณ์ตรง
• จำเป็น: ใช้ Excel ได้คล่องจริง โดยเฉพาะ VLOOKUP และ Pivot Table เพราะต้องเปรียบเทียบราคาและทำสรุปยอดซื้อทุกเดือน
• จำเป็น: ความละเอียดกับตัวเลขและความซื่อสัตย์ เพราะตำแหน่งนี้เกี่ยวกับเงินของโรงแรมโดยตรง โรงแรมส่วนใหญ่ตรวจประวัติและอ้างอิงจากที่ทำงานเก่าอย่างจริงจัง
• แต้มต่อ: ประสบการณ์จัดซื้อในโรงแรมหรือร้านอาหาร 1 ถึง 2 ปีขึ้นไป โดยเฉพาะการซื้อของสด เพราะรู้เรื่องคุณภาพวัตถุดิบและราคาตลาด
• แต้มต่อ: เคยใช้ระบบจัดซื้อหรือระบบ Inventory ของโรงแรม เช่น Comanche, Smart Finder, Material Control หรือ SAP ทำให้เริ่มงานได้เร็ว
• แต้มต่อ: ภาษาอังกฤษระดับอ่านเขียนอีเมลได้ เพราะโรงแรมในเครือต่างชาติหรือรีสอร์ทที่มีผู้บริหารต่างชาติใช้เอกสารและอีเมลภาษาอังกฤษ

เส้นทางเติบโตจากตำแหน่งเจ้าหน้าที่จัดซื้อ

1. Senior Purchasing Officer ต้องมีประสบการณ์จัดซื้อโรงแรม 2 ถึง 3 ปี ดูแลหมวดสินค้าหลักได้เองครบวงจรตั้งแต่หาผู้ขายจนปิดเอกสารจ่ายเงิน
2. Purchasing Supervisor ต้องคุมทีมจัดซื้อขนาดเล็กได้ ต่อรองสัญญารายปีกับ Supplier รายใหญ่เป็น และวางขั้นตอนงานเอกสารให้ทีมทำตาม
3. Purchasing Manager ต้องมองภาพงบซื้อทั้งโรงแรม ทำงบประมาณจัดซื้อร่วมกับ Financial Controller และมักต้องใช้ภาษาอังกฤษในการประชุมและทำรายงาน
4. Cost Controller หรือสายบริหารต้นทุน เป็นอีกทางที่ขยับได้ ต้องแม่นเรื่องบัญชีต้นทุนอาหารและเครื่องดื่ม และวิเคราะห์ Cost of Sales ได้

รายได้ของเจ้าหน้าที่จัดซื้อมาจากอะไรบ้าง

รายได้ของ Purchasing Officer ส่วนใหญ่คือเงินเดือนประจำบวก Service Charge ตามผลประกอบการของโรงแรม และมักมีอาหารพนักงานกับประกันสังคมเป็นพื้นฐาน บางแห่งมีประกันกลุ่มเพิ่ม ความต่างของรายได้ขึ้นกับขนาดโรงแรม ทำเลว่าเป็นเมืองท่องเที่ยวหรือไม่ อัตรา Service Charge ของแต่ละแห่ง และประสบการณ์ตรงที่มีมาก่อน

เคล็ดลับสมัครและสัมภาษณ์ตำแหน่งนี้

• ในเรซูเม่ให้ระบุหมวดสินค้าที่เคยดูแลและระบบที่เคยใช้ให้ชัด เช่น เคยจัดซื้อของสดครัวและใช้ระบบ Comanche เพราะคนคัดเรซูเม่มองหาคำเหล่านี้ก่อนอย่างอื่น
• ถ้ามีผลงานที่วัดได้ให้ใส่ เช่น เคยหา Supplier รายใหม่แล้วได้ราคาถูกลง หรือลดของค้างส่งได้ โดยเล่าวิธีทำจริง ไม่ต้องแต่งตัวเลขเกินจริงเพราะสัมภาษณ์จะถูกซักลึก
• คำถามที่เจอบ่อยในการสัมภาษณ์คือ ถ้า Chef ขอซื้อของด่วนแต่ยังไม่มีใบขอซื้อจะทำอย่างไร และ ถ้า Supplier เสนอของกำนัลให้ส่วนตัวจะตอบอย่างไร เตรียมคำตอบที่แสดงว่ายึดขั้นตอนและความโปร่งใส
• เตรียมตอบเรื่องวิธีเปรียบเทียบราคาและเกณฑ์เลือก Supplier ให้เป็นขั้นตอน เช่น ดูคุณภาพ ราคา เครดิตเทอม และความตรงเวลา เพราะผู้สัมภาษณ์ใช้คำถามนี้วัดว่าทำงานเป็นระบบหรือทำตามความเคยชิน